До июля учреждениям нужно утвердить правила документооборота и порядок инвентаризации

© lenecnikolai / Фотобанк Фотодженика

Электронные и бумажные документы – основания для анализа, управленческих решений и бухгалтерских проводок. Количественный и качественный анализ состояния расчетов, финансовых активов и имущества теперь – непрерывный процесс.

Две главные бухгалтерские темы первой половины 2024 года – новые требования к документообороту и инвентаризации. Вся бюджетная сфера должна закрепить их в локальных актах в срок до 1 июля 2024 года.

Сейчас в распоряжении бухгалтеров десятки первичных документов, что называется, на любой вкус – в Приказах № 52н и 61н каждый без труда найдет несколько форм с одинаковым названием и весьма похожим описанием. Какой документ выбрать? При существующей неразберихе и противоречиях в "нормативке" лучший выход - основываться исключительно на формальных юридических подходах. Ведь случись спор с ревизорами, сослаться можно и нужно будет только на положения нормативных актов.

Не менее принципиальный вопрос: когда "завести" документ в системе ЭДО, сколько времени можно потратить на его подписание и передачу в бухгалтерию. Своевременно фиксировать факты хозяйственной жизни и передавать первичные учетные документы для отражения в регистрах бухгалтерского учета позволяет лишь грамотно налаженная система документооборота.

Последние изменения, внесенные в стандарты "Учетная политика" и "Концептуальные основы...", обязывают организации бюджетной сферы по-новому организовать свой документооборот. До 1 июля необходимо привести свои графики документооборота в соответствие с базовыми требованиями, а также разработать и утвердить новый документ – Правила документооборота (в т. ч. при централизации учета). Если сделать все правильно, можно обезопасить бухгалтерию от избыточной ответственности за несвоевременно представленные документы и документы с ошибками. Увы, но судебная практика полнится примерами, когда бухгалтеров и руководителей учреждений штрафуют по ст. 15.15.6 КоАП РФ за искажение отчетности, причиной которого стали недоподписанные или несвоевременно переданные в бухгалтерию документы.

При этом достоверность данных учета и, как следствие, показателей отчетности по-прежнему должна быть подтверждена результатами инвентаризации. Только вот проводить инвентаризацию в 2024 году надо совсем не так, как прежде, – она должна стать непрерывным процессом, а не разовым мероприятием.

С этого года в стандарт "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" Минфин включил Общие требования к инвентаризации. Это минимальный набор требований, которым с 1 июля должен отвечать обязательный локальный акт каждого учреждения - Порядок проведения инвентаризации. Дополните общие требования своими положениями и организационными тонкостями, свойственными только вашему учреждению, и вы получите максимально эффективный инструмент. Проведенная в соответствии с таким Порядком инвентаризация будет прозрачной и результативной, а у ревизоров не возникнет сомнений в ее качественности.

До 1 июля осталось не так много времени, и если вы еще не успели составить / актуализировать такие приложения к учетной политике в соответствии с новыми требованиями, предлагаем не терять времени даром и воспользоваться примерными формами документов, разработанными экспертами ГАРАНТа:

• Порядок проведения инвентаризации + Положение об инвентаризационной комиссии;
• Правила документооборота + График документооборота.